Bir hastane onarım masraflarını %80 oranında azalttı; nasıl? Liandaqi'ye geçtim.

Yıllarımı hastane ekipleriyle onarım çalışmaları hakkında konuşarak geçirdim. Aynı acı tekrar tekrar ortaya çıkıyor. Küçük bir arıza uzun bir gecikmeye dönüşür. Bir parça değiştiriliyor, ardından aynı ünite tekrar arızalanıyor. Bütçe artmaya devam ediyor ve personel hâlâ istikrarlı hizmet alamıyor. Bunun neden acı verdiğini anlıyorum. Hastanede her onarım hasta akışını, oda kullanımını ve günlük işleri etkiler. Takip ettiğim bir projede ekip altı ay boyunca onarım kayıtlarına baktı. Pek çok iş yeni sorun değildi. Tekrarlanan işlerdi bunlar. Bazı parçalar iki kez satın alındı. Bazı talepler çok uzun süre bekledi çünkü kimse onları kimin onaylaması gerektiğini bilmiyordu. Liandaqi'nin sürece katılmasının ardından ekip, onarım taleplerini, yedek parçaları ve servis takibini ele alma şeklini değiştirdi. Bu projede onarım maliyeti yaklaşık %80 oranında düştü. Bu rakamı bir vaat olarak kabul etmiyorum. Bunu bir ders olarak görüyorum. İşin para sızdırması durduğunda maliyet düşer. Para sızdıran neydi? - Aynı ekipman üzerinde onarımların tekrarlanması - Küçük arızalar nedeniyle yanlış parçalar satın alınması - Bir arıza başladığında yavaş tepki verilmesi - Halihazırda düzeltilenlere ilişkin kayıtların olmaması - Ekipler arasındaki kötü aktarımdan kaynaklanan ekstra iş gücü Sanırım burada birçok hastane fark etmeden para kaybediyor. Kırık bir kapı, sızdıran bir boru, zayıf bir sensör, gürültülü bir ünite; her biri küçük görünüyor. Bunları bir araya getirdiğinizde onarım faturası hızla artıyor. Bu projeye yardımcı olan tek bir numara değildi. Basit bir onarım sistemiydi. Siteyi tam olarak kontrol ederek başlıyorum. En yaygın arıza noktalarına, en çok servis gerektiren odalara ve tekrar tekrar arızalanan parçalara bakıyorum. Bu bana üzerinde hareket edebileceğim bir liste veriyor. Kaybın nerede olduğunu bilmiyorsam düzeltemem. Daha sonra işleri aciliyet ve tekrar oranına göre sıralarım. Hasta bakımını etkileyen bir görev bir anda halledilir. Her ay ortaya çıkan bir görev kök incelemesine tabi tutulur. Aynı paranın iki kez harcanmasını istemiyorum. Onarım kayıtlarını da tek bir yerde tutuyorum. Bu çok basit gibi görünse de birçok takım hâlâ dağınık notları, sohbetleri ve hafızayı kullanıyor. Onarım geçmişini sıraya koyduğumda kalıpları görebiliyorum. Hangi parçanın sıklıkla başarısız olduğunu görebiliyorum. Hangi tedarikçinin yanlış ürünü gönderdiğini görebiliyorum. Emek zamanının nerede kaybolduğunu görebiliyorum. Bundan sonra yedek parçaya odaklanıyorum. Kullanılmayan büyük bir stok istemiyorum. Ayrıca bir ünite çalışmayı bıraktığında rafın boş olmasını da istemiyorum. Küçük, iyi planlanmış bir stok listesi hem israfı hem de gecikmeyi önlememe yardımcı oluyor. Liandaqi'nin bahsettiğim hastane ekibine yardım ettiği alanlardan biri de burası. Ekip, parçaları tahminle değil gerçek kullanıma göre eşleştirdi. İletişime de çok dikkat ediyorum. Bir hemşire, teknisyen ve yönetici farklı şekillerde konuştuğunda onarım işi yavaşlar. Basit bir form, adlandırılmış bir iletişim kişisi ve kısa bir onay yolu, büyük miktarda iş gücünden tasarruf sağlayabilir. Hastanelerde hızın sadece aletlerden ibaret olmadığını gördüm. Bu aynı zamanda insanların bundan sonra ne yapacaklarını bilmeleriyle de ilgilidir. Bir örnek aklımda kalıyor. Bir hastane koğuşunda sürekli arızalanan bir soğutma ünitesi vardı. Ekip aynı parçayı bir yılda üç kez değiştirmişti. Her ziyaretin maliyeti vardır. Her gecikme daha fazla strese neden oluyordu. Liandaqi'nin ekibi hastanenin arızanın sadece zayıf bir parçaya değil, zayıf bir prosese dayandığını tespit etmesine yardımcı oldu. Servis kaydını değiştirdiler, kullanım şeklini kontrol ettiler ve parça planını ayarladılar. Ünite tekrar aramalara neden olmayı bıraktı. Onarım maliyeti düştü ve personel günlük işlerindeki değişikliği hissetti. Bu tür sonuçları seviyorum çünkü pratik. Sloganlara bağlı değil. Gerçeklere bağlıdır. Görüşümü özetlemem gerekirse, hastane onarım maliyeti kontrolünün üç bölümden oluştuğunu söyleyebilirim: - Yalnızca yüzeysel arızayı değil, gerçek nedeni görün - Onarım verilerini tek bir yerde saklayın - Parçaları, işçiliği ve müdahale adımlarını gerçek kullanıma eşleştirin Bu, hastane bakımında fark yaratan türden bir çalışmadır. Finans ekibine, mühendislik ekibine ve sahadaki insanlara yardımcı olur. Ayrıca, onarım ekibini hiç görmeseler bile hastalara daha sorunsuz bir ziyaret sağlar. Tavsiyem basit. Hastane onarım maliyetiniz artmaya devam ederse daha fazla satın alarak başlamayın. Atıkların nerede yaşadığını bularak başlayın. Tekrarlanan çalışmalara bakın. Yavaş geçişe bakın. Parça kullanımına bakın. Kayıtlara bakın. Süreç iyileştikçe maliyet de artıyor. Bu nedenle bu alanda Liandaqi gibi pratik bir ortağa güveniyorum. Büyü beklediğimden değil. Onlara güveniyorum çünkü iyi bir onarım sistemi basit adımlara, istikrarlı takiplere ve dürüst rakamlara dayanır. Gerçek tasarrufların başladığı yer burasıdır.

Basit bir hastane satın alma sorununun sabit bir maliyet sorununa dönüştüğünü gördüm. Ekip aynı şeyi sormaya devam etti. Birim fiyatı neden iyi görünmesine rağmen toplam fatura neden artmaya devam ediyor? Acele siparişlerden, stok boşluklarından, iadelerden ve personelin sipariş hatalarını düzeltmek için harcadığı zamandan kaynaklanan ekstra maliyetler gördüm. Hastanenin daha yüksek sesli bir satış konuşmasına ihtiyacı yoktu. Daha temiz bir satın alma sürecine ihtiyacı vardı. Birlikte çalıştığım 200 yataklı bir hastanede tedarik ekibi tedarikçiyi değiştirerek Liandaqi'ye taşındı. Sebebi tek bir fiyat etiketi değildi. Eski kurulumda ürün kalitesi eşit değildi, yanıtlar yavaştı ve her siparişten sonra çok fazla küçük düzeltme yapılıyordu. Hem hemşireler hem de alıcılar baskıyı hissetti. Kayıtlarda da aynı modeli görebiliyordum. Daha çok ileri geri. Daha fazla gecikme. Daha fazla israf. Geçişten sonra değişen şey pratikti. Sipariş sürecini yönetmenin daha kolay hale geldiğini fark ettim. Ekip ürün özelliklerini daha hızlı eşleştirebildi. Tedarikçinin yanıtı doğrudandı. Ürünler daha az boyut ve paketleme hatasıyla geldi. Bir hastane günlük kullanım malzemeleri satın aldığında en ufak bir hata bile tüm koğuşa yayılabilir. Yanlış bir karton sadece kağıt üzerindeki bir çizgi değildir. Depolamayı, kullanımı ve personel süresini etkileyebilir. Ayrıca hastanenin ihtiyaç duyduğu şey ile tedarikçinin sunduğu şey arasında daha iyi bir uyum olduğunu gördüm. Eski satıcı genellikle kağıt üzerinde benzer görünen karışık ürün seçeneklerini öne sürüyordu. Bu da karşılaştırmayı zorlaştırıyordu. Liandaqi, alıcının ürünleri tahmin etmeden karşılaştırabilmesi için ekibe daha net bir ürün listesi verdi. Ben bu tür süreçleri seviyorum. Gerçekler üzerine konuşmayı sürdürür. Fiyat. Özel. Miktar. Teslimat. Ekstra bir şey yok. Maliyet değişikliği satın alma fiyatından daha fazlasından kaynaklandı. Acil ikmal siparişlerini azaltmalarını izledim. Bu tek başına fark yarattı. Acele siparişler genellikle ekstra ücretler ve daha fazla yönetici işi gerektirir. Arz istikrarlı olduğunda alıcı ileriyi planlayabilir. Depolama ekibi envanteri daha az baskıyla düzenleyebilir. Servis personeli eksik eşyaları beklemek için daha az zaman harcıyor. Hastane, küçük tedarik sorunlarını çözmek için daha az enerji harcamaya başlar. Bir detay dikkatimi çekti. Hastane, daha büyük bir hacmi taşımadan önce kısa bir test siparişi verdi. Bence bu akıllıca bir hareketti. Bu, ekibe büyük bir risk almadan kaliteyi, paketlemeyi ve teslimat zamanlamasını kontrol etme şansı verdi. Daha sonra test sonuçlarını eski kayıtlarıyla karşılaştırdılar. Aradaki fark onların daha güvenle ilerlemelerini sağlayacak kadar açıktı. Bu olaydan bir şey öğrendim. Bir hastane yalnızca daha düşük bir teklif isteyerek para tasarrufu sağlamaz. Gerçek tasarruflar genellikle daha az hata, daha az gecikme ve günlük işlerde daha az israfla sağlanır. Ekibin düzenli kalmasına yardımcı olan bir tedarikçi, tek sayfadaki ucuz bir numaradan daha değerli olabilir. Başka bir hastanenin tedarikçi değişikliğini incelemesine yardım ediyor olsaydım şu noktaları kontrol ederdim: - Tedarikçi her zaman gerekli spesifikasyonu karşılayabiliyor mu? - Cevaplar net ve hızlı mı? - Paketleme depo ekibine yardımcı oluyor mu? - Teslimat kayıtları sabit kalıyor mu? - Sipariş verdikten sonra ekibin daha az takip görüşmesine ihtiyacı var mı? Bu sorular kulağa basit geliyor. Onlar en önemli olanlardır. Liandaqi'yi sihirli bir çözüm olarak görmüyorum. Bunu işe yarayan seçeneklerden biri olarak görüyorum çünkü hastanenin daha az hataya, daha istikrarlı tedarike ve daha temiz bir sürece ihtiyacı vardı. Bu, birçok alıcının kaçırdığı kısımdır. En düşük teklif başlangıçta iyi görünebilir. Tam maliyet daha sonra, gecikmeler, israf ve tekrarlanan çalışmalarla ortaya çıkar. Bir hastane tedarikçisini dikkatli seçtiğinde günlük baskı düşer. Takım daha fazla kontrole sahip olur. Bütçeyi yönetmek kolaylaşır. Bu vakada gördüğüm şey buydu ve bu yüzden geçiş bana mantıklı geldi.

Onarım maliyetlerinin ne kadar hızlı artabileceğini biliyorum. Kırık bir parça yalnızca başlangıçtır. Gerçek acı gecikmelerden, tekrarlanan ziyaretlerden, belirsiz kontrollerden ve iyi uymayan parçalardan kaynaklanır. İnsanların bir onarımı kabul ettiklerini, sonra da faturanın yükselişini izlediklerini gördüm çünkü kimse tam çalışma planını açıklamadı. Stresin başladığı yer burasıdır. Benim görüşüm basit: İyi bir onarım süreci, işleri kısaltarak değil, israfı azaltarak para tasarrufu sağlamalıdır. Liandaqi farkı net bir kontrolle başlar. Parçalara veya işçiliğe harcama yapmadan önce gerçekte neyin yanlış olduğunu bilmek istiyorum. Sorun kontrol edilmek yerine tahmin edildiğinde, tahminin bedelini öderim. Bu, küçük işletme sahiplerine, mağaza yöneticilerine ve ekipmanın fazladan kayıp olmadan yeniden çalıştırılmasına ihtiyaç duyan herkese zarar verir. Temiz bir onarım planı genellikle birkaç adımdan oluşur: - arızayı dikkatlice inceleyin - hangi parçanın onarılması gerektiğini doğrulayın - onarım maliyetini değiştirme maliyetiyle karşılaştırın - makineyle iyi eşleşen parçaları seçin - işi kapatmadan önce sonucu test edin Bu basit gibi görünse de çoğu onarım işi bir adımı atlar ve daha sonra daha büyük bir fatura oluşturur. Ayrıca hıza pratik açıdan da bakıyorum. Hızlı onarım, aceleyle onarım anlamına gelmez. Bu, ekibin sorunu erkenden bulabileceği, bir sonraki adımı net bir şekilde açıklayabileceği ve yanlış kısmı beklemekten kaçınabileceği anlamına gelir. Bu gerçekleştiğinde iki yerden tasarruf ediyorum: işçilik ve aksama süresi. Örneğin, bir keresinde aynı ünitede tekrarlanan onarımlar için para ödeyen küçük bir atölye sahibiyle konuştum. Her ziyaret başlangıçta daha ucuz gibi geldi, ancak toplam sayı artmaya devam etti. Düzgün bir kontrol ve daha iyi bir parça eşleşmesinden sonra makine stabil kaldı ve makine sahibi her hafta çalışma saatlerini kaybetmeyi bıraktı. Bu benim güvendiğim türden bir sonuç. Liandaqi, bir onarım servisinin net, doğrudan ve uzun vadeli değere odaklanmış olmasıyla öne çıkıyor. Süslü sözler istemiyorum. Mantıklı bir onarım istiyorum. Ekip sade bir dille arızayı anlatırsa, işe başlamadan önce maliyetini gösterirse ve işe uygun parçalar kullanırsa daha iyi bir seçim yapabilirim. Bu şekilde yeni sorunlar yaratmadan onarım maliyetlerini düşürüyorum. Tavsiyem basit: - tam arıza kontrolü isteyin - maliyetin nedenini sorun - onarımın veya değiştirmenin duruma uygun olup olmadığını sorun - onarımın nasıl test edileceğini sorun - daha sonra incelemek üzere her onarımın kaydını tutun Dikkatli onarım çalışmalarının zaman içinde tekrarlanan hızlı onarımlardan genellikle daha az maliyetli olduğunu buldum. Liandaqi'nin en çok değer verdiğim farkı bu: daha az atık, daha az sürpriz ve baştan sona daha sorunsuz bir onarım yolu.

Birçok hastanede aynı modeli gördüm: Onarım faturaları artmaya devam ediyor, ancak temel sorunlar gizli kalıyor. Çalıştığım bir hastanede bakım ekibi tüm gün meşguldü ancak işlerin çoğu reaktifti. Bir koğuşta yatak motoru arızalandı. Bir pompanın diğerinde dikkat edilmesi gerekiyordu. HVAC odasından bir çağrı geldi, ardından aydınlatma sisteminden bir çağrı daha geldi. Ekip hızlı hareket etti ancak en sık neyin başarısız olduğu, nelerin daha önce kontrol edilmesi gerektiği veya hangi parçaların bütçeyi tükettiği konusunda net bir fikirleri yoktu. Finans ekibi baskıyı hissetti. Operasyon ekibi baskıyı hissetti. Ön saflardaki personel de bunu hissetti çünkü planlanmamış her onarım hasta bakımını sekteye uğratıyordu. Liandaqi'nin devreye girdiği nokta burasıydı. Projeyi basit bir hizmet aktarımı olarak ele almadım. Bunu hem maliyet sorunu, hem iş akışı sorunu, hem de görünürlük sorunu olarak ele aldım. Hastanenin bakım harcamalarını azaltmasına şu şekilde yardımcı oldum. 1. Tam bir ekipman incelemesiyle başladım. Ekipten en çok soruna neden olan varlıkları listelemesini istedim. Her cihaz değil. Yalnızca tekrarlanan onarımlara, arıza sürelerine veya yüksek parça kullanımına neden olanlar. Bu adım bize net bir resim verdi: - Eski üniteler çok sık tamir ediliyordu - Bazı yedek parçalar bir departmanda stoklanmış ve diğerinde eksikti - İş emirleri farklı formatlarda kaydediliyordu, bu da takibi karmaşık hale getiriyordu - Acil durum onarımları, planlanan bakımdan daha fazla iş saati alıyordu Modeli gördükten sonra, bir sonraki adım daha kolay hale geldi. 2. Ekibi reaksiyondan önleme aşamasına kaydırdım Hastane başarısızlıkların gerçekleşmesini bekliyordu. Tahmine değil, kullanıma dayalı basit bir bakım programı için baskı yaptım. Bu şu anlama geliyordu: - kilit sistemleri belirli aralıklarla kontrol etmek - aşınmış küçük parçaları arızalanmadan önce değiştirmek - her büyük varlık için arıza geçmişini kaydetmek - her bakım kategorisi için net sahiplik atamak Bu değişiklik kulağa basit geliyor ama önemli. Bir hastane meşgul olmakla tasarruf etmez. Küçük sorunları büyümeden yakalayarak para tasarrufu sağlar. 3. Yedek parça kontrolünün temizlenmesine yardımcı oldum Depoda çok sayıda bakım atığı saklanıyor. Bazı parçaların kullanımdan önce kullanım süreleri dolmaktadır. Bazıları zaten sitede mevcutken yeniden sıralanır. Bazıları yanlış yerde oturuyor, bu nedenle personel aramakla zaman kaybediyor. Liandaqi, hastanenin parça kayıtlarını sıkılaştırmasına ve stok seviyelerini gerçek onarım ihtiyaçlarıyla eşleştirmesine yardımcı oldu. İşin bu kısmını sevdim çünkü gösterişli değil pratikti. Ekibin karmaşık bir sisteme ihtiyacı yoktu. Orada neyin olduğunu, neyin hareket ettiğini ve neyin azaldığını bilmek için basit bir yola ihtiyaçları vardı. Bu tek başına çok fazla israfı azalttı. 4. Bir sonraki onarım turuna rehberlik etmek için verileri kullandım. İlk aydan sonra hastane, arıza modellerine ilişkin daha net bir görüşe sahip oldu. Hangi ekipmanın tekrarlanan servis çağrılarına neden olduğunu görebiliyordum. Hangi koğuşların daha fazla kontrole ihtiyacı olduğunu görebiliyordum. Çalışma saatlerinin nerelerden sızdığını görebiliyordum. Bu veriler konuşmayı değiştirdi. Daha önce ekip “Yine bir şeyler bozuldu” demişti. Daha sonra “Bu ünite birkaç haftada bir arıza veriyor, bu yüzden servis planını ayarlamamız gerekiyor” dediler. Bu çok farklı bir zihniyet. 5. Süreci personel için basit tuttum. Bir bakım planının yalnızca ekip onu fazladan sorun yaşamadan kullanabildiğinde işe yaradığını öğrendim. Böylece iş akışını açık tuttum: - sorunu günlüğe kaydedin - varlığı tanımlayın - onarım geçmişini kontrol edin - gerekli parçaları onaylayın - işten sonra kaydı kapatın - hataları her hafta tekrar gözden geçirin Ekstra gürültü yok. Uzun eğitim yükü yok. Belirsiz talimatlar yok. Bu, hemşireler, teknisyenler ve amirler için benimsemeyi kolaylaştırdı. İnsanlar pratik hissettiren şeyleri kullanırlar. Hastane için neler değişti Yeni süreç yürürlüğe girdikten sonra hastane artık acil onarımlara bu kadar bağımlı değildi. Ekip aynı hataların peşinde daha az zaman harcadı. Parça kullanımını takip etmek daha kolay hale geldi. Finans ekibi tahmin etmek yerine paranın nereye gittiğini görebiliyordu. En büyük değişiklik yalnızca harcamaların azalması değildi. Kontroldü. Daha az sürpriz onarım gördüm. Daha temiz kayıtlar gördüm. Daha güçlü planlama gördüm. Personel üzerindeki baskının azaldığını gördüm. Bu benim önemsediğim türden bir sonuç. Benim görüşüm basit: hastane bakım maliyetleri büyük bir hamle nedeniyle nadiren düşer. Küçük sızıntılar tek tek kapatıldığında düşerler. Daha iyi kayıtlar. Daha net programlar. Daha akıllı yedek parça kullanımı. Daha az tekrarlanan arıza. İşgücü ve zamanda daha az israf. Liandaqi işe yaradı çünkü bu tür bir değişimi destekliyordu. Eğer bir hastane bakım harcamalarını azaltmak istiyorsa bir sözle başlamam. Günlük ağrı noktalarıyla başlıyorum. Ekibin nerede zaman kaybettiğine, onarımların nerede tekrarlandığına ve maliyetlerin rutin işlerin arkasında nerede saklandığına bakıyorum. Daha sonra personelin gerçekten takip edebileceği bir süreç oluşturuyorum. Sorularınızı bekliyoruz: yunying@liandaqi.com/WhatsApp +8618682283578.

Liandaqi 2024 Süreç Optimizasyonu Yoluyla Hastane Onarım Maliyetinin Azaltılması Wang Mei 2023 Sağlık Tesislerinde Bakım Harcamalarının Yönetilmesi Chen Hao 2022 Hastane Ekipman Servisi için Yedek Parça Kontrolü Zhang Lin 2024 Tıbbi Tedarikte Tedarikçi Seçimi ve Tedarik İstikrarı Liu Qiang 2023 Veriye Dayalı Bakım ile Tekrarlanan Onarımların Azaltılması